Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарю

как лучше перевезти вещи

Для большинства организаций обычно наступает момент, когда в старом офисе становится тесно и дискомфортно. Тогда руководство компании начинает искать новое помещение — стильное и современное. Удобно расположенный офис — важная составляющая корпоративного имиджа. Но сам процесс переезда — дело хлопотное и затратное. Нужно правильно подойти к его организации. Немаловажную роль играет секретарь компании, на которого часто ложатся обязанности координатора.

Что делать секретарю?

Секретарь должен грамотно организовать процесс, чтобы переезд офиса стал быстрым, комфортным и спокойным. Специалисту необходимо составить план, уделить внимание каждому этапу. Если ответственно подойти к переезду, из него можно извлечь дополнительную выгоду. Такие мероприятия позволяют избавиться от лишних вещей, провести ревизию документации, сплотить коллектив. От правильной организации зависит результат переезда. Поэтому секретарю нужно мобилизоваться, делать все четко и быстро.

Оповещение сотрудников

Сначала следует рассказать сотрудникам о предстоящем переезде. Сделать это можно через рассылку или в устной форме. Сотрудники должны быть проинформированы о новом адресе офиса, схеме проезда, наличии парковочных мест.

Составление плана

Координация предполагает составление подробного плана переезда. Он дает четкое представление о порядке действий при переезде. Секретарю необходимо разработать график, то есть расписать все этапы со сроками выполнения, обозначить детали и учесть форс-мажоры.

Выбор перевозчика

От профессионализма перевозчика во многом зависит успех переезда. Выбор компании тоже часто доверяют секретарю. Он должен ориентироваться на следующие критерии:

  • опыт, квалификация;
  • отзывы, рекомендации;
  • гарантии;
  • ценообразование.

Важно уделить внимание первичной консультации. Мувинговая компания должна сделать коммерческое предложение, инициировать выезд в офис для оценки объема работ.

Как минимизировать потери при офисном переезде

Чтобы обеспечить непрерывную работу компании, не потерять клиентов и партнеров, следует:

  • уведомить заинтересованных лиц о переезде лично или по электронной почте;
  • заранее позаботиться о подключении интернета;
  • согласовать с арендодателем размещение вывесок и указателей.

Секретарь компании — представитель руководителя, ответственное лицо. Во время переезда на него ложится большой объем задач. Поэтому стоит запастись оптимизмом и терпением.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *