Для большинства организаций обычно наступает момент, когда в старом офисе становится тесно и дискомфортно. Тогда руководство компании начинает искать новое помещение — стильное и современное. Удобно расположенный офис — важная составляющая корпоративного имиджа. Но сам процесс переезда — дело хлопотное и затратное. Нужно правильно подойти к его организации. Немаловажную роль играет секретарь компании, на которого часто ложатся обязанности координатора.
Что делать секретарю?
Секретарь должен грамотно организовать процесс, чтобы переезд офиса стал быстрым, комфортным и спокойным. Специалисту необходимо составить план, уделить внимание каждому этапу. Если ответственно подойти к переезду, из него можно извлечь дополнительную выгоду. Такие мероприятия позволяют избавиться от лишних вещей, провести ревизию документации, сплотить коллектив. От правильной организации зависит результат переезда. Поэтому секретарю нужно мобилизоваться, делать все четко и быстро.
Оповещение сотрудников
Сначала следует рассказать сотрудникам о предстоящем переезде. Сделать это можно через рассылку или в устной форме. Сотрудники должны быть проинформированы о новом адресе офиса, схеме проезда, наличии парковочных мест.
Составление плана
Координация предполагает составление подробного плана переезда. Он дает четкое представление о порядке действий при переезде. Секретарю необходимо разработать график, то есть расписать все этапы со сроками выполнения, обозначить детали и учесть форс-мажоры.
Выбор перевозчика
От профессионализма перевозчика во многом зависит успех переезда. Выбор компании тоже часто доверяют секретарю. Он должен ориентироваться на следующие критерии:
- опыт, квалификация;
- отзывы, рекомендации;
- гарантии;
- ценообразование.
Важно уделить внимание первичной консультации. Мувинговая компания должна сделать коммерческое предложение, инициировать выезд в офис для оценки объема работ.
Как минимизировать потери при офисном переезде
Чтобы обеспечить непрерывную работу компании, не потерять клиентов и партнеров, следует:
- уведомить заинтересованных лиц о переезде лично или по электронной почте;
- заранее позаботиться о подключении интернета;
- согласовать с арендодателем размещение вывесок и указателей.
Секретарь компании — представитель руководителя, ответственное лицо. Во время переезда на него ложится большой объем задач. Поэтому стоит запастись оптимизмом и терпением.